•Konsep Dasar SIE

•Objektif chapter 01 :

•Konsep dasar SIE

•Framework Pengembangan SIE

•Eksekutif, Kegiatan dan Informasi

•Pembentukan Staff SIE

•Merancang Layar SIE

•Manajemen Data and Soft Information

•Penilaian Manfaat SIE

•The Keys to EIS success

Definisi Sistem Informasi Eksekutif

•Sistem Informasi eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan (bagi eksekutif) kemudahan akses terhadap informasi internal dan eksternal yang relevan terhadap faktor kritikal keberhasilan mereka

Ciri-ciri SIE :

•SIE dibuat untuk pemakai individual/eksekutif

•Data diuraikan, disaring, dipadatkan dan dapat ditelusuri tingkat kritikalnya

•Menyediakan fasilitas :

–Status akses

–Exceptional report

–Drill down, yang memungkinkan eksekutif mengakses data rinci dari informasi summary yang ada pada tampilan SIE

•Mengakses data dan mengintegrasikan sejumlah besar data internal dan eksternal

•User friendly, dan sedikit memerlukan pelatihan bagi pemakai

•Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa bantuan pihak lain

•Menampilkan informasi grafis, tabel-data maupun teks

Perbedaan EIS dan ESS

     Definisi EIS dan ESS dapat saling dipertukarkan. Namun ESS mempunyai pengertian lebih luas karena kapabilitasnya sebagai berikut  :

•Mendukung electronic communication (e-mail, computer conference, word processing)

•Kemampuan analisis data (spreadsheet, query, SPK)

•Kemampuan sebagai alat mengorganisasi informasi    (e-calendar, tickler files, dll)

•Contoh tampilan layar SIE

Keterangan gambar tampilan layar

•Layar menunjukkan hasil penjualan (sales) sampai bulan Desember 1998, yang merupakan informasi up-to-date waktu itu

•Untuk menampilkan layar ini, eksekutif melakukannya dengan memasukkan pilihan F1 sebagai nomor screen yang terdapat di pojok kiri atas

•Tampilan ini juga dapat terjadi secara otomatis jika nomor screen tadi dipakai di dalam salah satu pilihan menu (dengan memilih memakai mouse)

•Nama penanggung jawab yang menyediakan informasi screen ini ditampilkan di pojok kanan atas, lengkap dengan nomor tilponnya. Hal ini agar bila eksekutif ingin data yang lebih rinci dapat menghubungi langsung

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-1)

•Dibawah penanggung jawab terdapat nomor dokumen sebagai sumber informasi

•Layar dibagi menjadi tiga bagian :

»di bagian atas, ditampilkan gambar yang menyajikan informasi visual yang impresif

»di bagian tengah informasi grafis, dapat berupa tabular-data

»Tombol-tombol yang menyatakan pilihan yang akan ditampilkan ditempatkan di bagian bawah

•Grafik menampilkan informasi yang lalu (1991-1995), informasi yang berjalan (Januari – Desember) dan forecast (1996–2000) yang dinyatakan dengan bar-chart atau grafik garis

Keterangan gambar tampilan layar   (lanjutan-2)

•Rancangan layar dibuat semudah mungkin sehingga dimengerti pemakai, dengan cara menyederhanakan isinya, agar tidak menimbulkan salah pengertian

•Pada diagram batang, warna kuning menunjukkan actual sales, sedangkan anggaran sales dinyatakan dengan warna biru

•Warna dan ketebalan batang digunakan secara konsisten untuk menempatkan data actual dan anggaran

•Data pendukung disiapkan dalam bentuk tabular-data

Keterangan gambar tampilan layar  (lanjutan-3)

•Warna-warna (seperti pada lampu lalulintas) digunakan untuk menonjolkan kondisi–kondisi khusus. Merah menyatakan kondisi yang tidak menyenangkan atau penurunan sales, sedangkan hijau menyatakan kondisi baik/normal artinya proyek sesuai dengan jadwal.

•Beberapa sistem memungkinkan user meng-click pada data yang diwarnai untuk melihat data rinci (disebut : drill-down) yg menjelaskan alasan terjadinya kondisi khusus  tersebut

•Informasi berupa teks menjelaskan :

  - alasan terjadinya sesuatu, 

  - apa dampaknya dan berapa  lama hal tersebut dapat berpengaruh,

  - koreksi apa yang harus dilakukan,

  - apa yang perlu dilakukan untuk menjamin hal itu tidak terjadi lagi 

Perkembangan (history) SIE

•Tahun 1970 EIS pertama kali dibuat oleh Northwest Industries and Lockheed

•John Rockart dan Michael Treacy’s membuat “The CEO Goes On-Line” pada tahun 1982

•Pertengahan 80-an beberapa produsen perangkat lunak memproduksi EIS-software seperti Pilot Software Command Center dan Comshare’s Commander

•Akhir tahun 80-an banyak seminar tentang EIS, salah satunya International Data Corporation

•Tahun 1990 terjadi perubahan pandangan terhadap EIS. Jika pada versi sebelumnya (1985) EIS lebih diarahkan untuk eksekutif, mulai saat itu juga dibuat untuk keperluan para manajer dan analis, mereka menjadi salah satu pemakainya.

•Informasi dalam EIS menyatakan bagaimana perusahaan dapat dilihat kinerjanya melalui KPI dan CSF, biasanya luas tetapi global.

•EIS saat ini berisi data yang lebih beragam, seperti informasi financial, customer related data, bisnis proses dan informasi eksternal     

 

Perkembangan (history) SIE

Alasan diperlukan SIE

•Menurut Watson dan Rainer (1991), SIE menyajikan :

•informasi yang lebih tepat waktu

•mengakses data operasi lebih banyak

•mengakses database organisasi lebih banyak

•menampilkan informasi yang relevan

•menampilkan informasi baru atau update

•menampilkan informasi lingkungan eksternal, dll

Alasan diperlukan EIS   (lanjutan-1)

•EIS meningkatkan kinerja eksekutif  :

•meningkatkan komunikasi

•menampilakn informasi trend

•meningkatkan efektifitas dan efisiensi

•pertemuan dilakukan melalui jaringan

•Model mental

•meningkatkan perencanaan dan pengawasan, dll

•EIS mendukung tujuan organisasi :

•meningkatkan respons thd kebutuhan pelanggan

•meningkatkan kualitas produk

•menyederhanakan organisasi

Perbandingan SIM, SPK, SIE

•SIM mengelola data  yang lalu, saat ini dan projeksi, yang berkaitan dengan kegiatan internal dan pengamatan eksternal. SIM mendukung perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan kegiatan dengan menyediakan informasi periodik untuk membantu mengambil keputusan (Kennevon, 1970)

•

•SPK adalah sistem informasi berbasis computer utk mendukung pengambilan keputusan untuk permasalahan yang semi dan tidak terstruktur dengan dukungan data dan model-model analisis.

•

•SPK lebih dangkal dibandingkan SIE, karena dirancang untuk keperluan yang spesifik, tugas-tugas pengambilan keputusan semi dan tidak terstruktur,  menggunakan model matematika  seperti simulasi atau linier program.

•

•Meskipun demikian beberapa SIE memasukkan SPK sebagai komponen didalamnya, hal ini memudahkan eksekutif untuk melakukan analisis.

  (lihat tabel 1.1 Perbandingan EIS,  MIS dan DSS)

Apa yang tidak ada di SIE ?

–SIE tidak dapat mengeliminasi kebutuhan organisasi terhadap pengolahan data. Artinya meskipun sudah ada EIS, tetapi masih tetap diperlukan TPS

–Untuk menghasilkan laporan-laporan yang standar, periodik, query dan sebagainya lebih baik menggunakan SIM

–Untuk melakukan analisa hal-hal  yang spesifik lebih baik menggunakan SPK

–Meskipun knowledge based dapat dimasukkan ke dalam SIE, tetapi beberapa tugas lebih cocok jika digunakan sistem pakar tersendiri

–SIE tidak mengubah peran eksekutif secara langsung, tetapi lebih sebagai dukungan terhadap tugas-tugasnya

Tiga Perspektif SIE :

                                                                     

–EIS Staf, yaitu staf pengembang dan pemelihara SIE

–User, yaitu eksekutif sebagai pemakai SIE untuk mendukung tugas-tugas mereka

–Vendor dan Konsultan, menyediakan perangkat dan jasa untuk pengembangan SIE